Tehostusvinkkejä pienyrittäjän toimintaan

Kategoria Yleinen

Pienyrittäjä pyörittää palettiaan suurella tunteella! Tämä on upea juttu muuten, mutta välillä pieni tuumimistauko voisi tuottaa hedelmällisempää tulosta tulevaisuutta ajatellen. Heitä siis hetkeksi tunteesi sivuun ja voimista väliaikaisesti järjen ääntä. Seuraavilla vinkeillä saat tehokkuutta lisää toimintaasi!

Nopeuta rutiineja

Moni asia sujuu joutuisammin, kun toimintamalli on selvillä. Kannattaa tehdä toistuvista rutiineista lista ja sen jälkeen sijoitella ne suoraan päivä-, viikko- ja kuukausikalenteriisi. Voit esimerkiksi merkitä kuukauden ensimmäiselle maanantaille kello 8-10 kirjanpitomateriaalin kokoamisen ja lähettämisen, jolloin homma on tehty heti alta pois. Toimintaa entisestään tehostaa se, että olet luonut järjestelmän, jossa paperit menevät alunperinkin oikeaan järjestykseen, joten pikainen tsekkaus tiliotteesta varmistaa kuittien oikean määrän.

Sosiaalisen median kanavien päivitykseen pätee sama asia. Luo tietoiset rutiinit siihen miten ja missä toimit. Esimerkiksi uusien blogitekstien julkaisun voi automatisoida ja määritellä suoraan Twitteriin ja Facebook-sivuille Hootsuiten avulla. Tällöin seuraajat kyseisissä kanavissa näkevät heti, kun uusi blogiteksti on julkaistu. Hootsuite on kätevä työkalu, jonka ilmaisversio sallii rajallisen määrän toimintoja some-kanavien hallintaan. Tämä nopeuttaa etenkin yksinyrittäjän toimintaa ja mahdollistaa siirtymisen muihin tehtäviin heti blogitekstin kirjoittamisen jälkeen.

Epämääräisyydestä tuloksiin

Anna hyvästit passiivimuotoisille lauseille perjantaipalaverin muistiossa tai muussa viestinnässä! Kumman muistion sinä vastaanottaisit mielummin yhteistyökumppanien kanssa käydystä palaverista?

Vaihtoehto 1: “Kokouksessa sivuttiin mahdollisuutta projektin kannattavuuden tarkistamiseen, joiden perusteella mahdolliset strategiset suunnitelmat olisi järkevää laatia tilaajayrityksen johdon päätöksentekoprosessia tukemaan. Tulevassa kokouksessa kartoitetaan tilannetta lisää.”

vai

Vaihtoehto 2: “Pekka (X Oy:n talousosastolta) laatii uuden projektin kannattavuuslaskelmat ja toimittaa ne Pilville (B Oy) strategisia suunnitelmia varten. Keskiviikkona kello 12 olevassa kokouksessa Pekka, Pilvi ja tilaajan edustaja Marianna (C Oy) päättävät, miten projektin toteuttaminen aloitetaan.”

Itse valitsen ehdottomasti vaihtoehdon 2, sillä se kertoo selkeästi kuka tekee mitä ja minkä takia ja vieläpä ilmoittaa etenemisaikataulunkin. Jos jokaisen kokouksen muistio laaditaan näin, on aina tavoite ja toimenpiteet selvillä ja homma etenee luontevasti kokouksesta toiseen.

On silkkaa ajanhukkaa käyttää seuraavan kokouksen ensimmäiset 30 minuuttia miettien, mitä viimeksi sovittiinkaan ja pitikö jotain kenties tehdä asian eteen. Lisäksi uusi kokous alkaa täysin samasta tilanteesta kuin edellinenkin, mikäli asioita on vain pyöritelty pöydän ääressä, mutta minkäänsortin päätöksiä ei ole tehty etenemisen suhteen.

Järjestele tiedostosi ja paperisi

Vaikka mapittaminen tai tietokoneen sisällön järjestely saattaa tuntua epäolennaiselta, se on kaikkea muuta! Liiketoiminnassa muodostuu jos jonkinnäköistä lipuketta ja lappua, jotka on tarvittaessa löydyttävä nopeasti. Älä jätä sattuman varaan tärkeiden dokumenttien löytymistä vaan luo alusta asti järjestelmä, jossa dokumentit sujahtavat heti oikeaan paikkaan.

Verkostoidu

Yritystoiminnan pyörittäminen on jatkuvaa priorisointia ja tilanteet saattavat muuttua yhtäkkiä. Tällöin ei hienoinkaan aikataulutus tai kalenterisuunnittelu välttämättä pelasta nahkaasi. Luo ympärillesi verkosto, jonka avulla pystyt hoitamaan hommasi myös poikkeustilanteissa. Pohdi minkälaisia yhteistyökumppaneita tarvitset, jotta liiketoimintasi pyörisi esimerkiksi sairastumisen tai jonkin projektiaikataulun muututtua yllättäen. Välillä saattaa olla viisampaa toteuttaa joku osuus tiimityöllä sen sijaan, että painit yksin liian tiukan aikataulun tai inhottavien bakteerimörköjen uuvuttamana.

 

Haluatko kuulla lisää? Liity postituslistalleni niin saat lisää vinkkejä ja tekstejä suoraan sähköpostiisi!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *