Yrittäjä: Tarvitsetko lisää myyntiä tai sopivasti aikataulutettua arkea? Onko nyt tarve pysähtyä miettimään uutta suuntaa ja liiketoiminnan kehittämistä?
SWOT-analyysi on helppo ja tehokas työkalu pienyrittäjille haastavina aikoina, sillä se auttaa tunnistamaan vahvuuksia, parantamaan heikkouksia, hyödyntämään mahdollisuuksia ja torjumaan uhkien vaikutusta liiketoimintaan. Epävarmuus ja vaikeudet kuuluvat yrittäjyyteen, mutta oikeanlaisilla työkaluilla voit voittaa ne. Hyödynnä SWOT-analyysiä saadaksesi selkeän suunnan liiketoimintasi kehittämiseen ja ota askeleita kohti menestystä. Tämä helppo nelikenttäinen työkalu auttaa sinua tunnistamaan liiketoimintasi vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Tässä blogiartikkelissa opit, miten voit hyödyntää SWOT-analyysiä pienyrittäjänä kehittämään liiketoimintaasi vaikeissa tilanteissa.
Lähde liikkeelle hyödyllisestä tilanneanalyysistä ja pääset sujuvasti eteenpäin toimintasuunnitelman laatimiseen muuttuneessa tilanteessa. Tutustuin tähän analyysimalliin jo opiskeluaikoina ja se on kulkenut kaikissa suurissa liiketoiminnan muutoksissa mukana aina, kun olen pohtinut omaan yrittäjyyteen uutta suuntaa muuttuvien olosuhteiden vuoksi. Ja omaa yrittäjäpolkuani on jatkunut vuodesta 2004 lähtien, joten työkalu on ollut käytännön testissä useassa eri vaiheessa ja liiketoimintamallissa!
Pienyrittäjän arki on tasapainottelua ja välillä eteen tulee myös vaikeita aikoja, jolloin yrittäjän tuntee epävarmuutta ja saattaa kyseenalaistaa kyseenalaistaa omat taidot. Haasteet voivat tuntua välillä ylivoimaisilta, mutta kun olet avoin toiminnan kehittämiselle, vältät lamaantumisen ja voit ryhtyä etsimään uusia keinoja, miten edetä muuttuneissa olosuhteissa.
Yksi tehokas tapa saada otetta nykytilanteesta ja suunnata toimintaa oikeaan suuntaan on hyödyntää SWOT-analyysiä. SWOT-analyysin kehittäjä Albert Humphrey loi mallin jo 1960-1970-luvun vaihteessa Stanford Research Instituutissa (SRI) ja työkalu on tänäpäivänäkin loistava myös pienyrittäjän näkökulmasta.
SWOT-analyysin perusteet
SWOT-analyysi on lyhenne neljästä avainsanasta:
- S (Strengths) – Vahvuudet: Nämä ovat liiketoimintasi vahvat puolet, jotka antavat sinulle etua kilpailussa. Vahvuuksiin voi kuulua esimerkiksi vahva verkosto, vankka budjetti, idearikkaus, luovuus, esiintymistaidot tai tehokas ulkoistaminen.
- W (Weaknesses) – Heikkoudet: Heikkoudet ovat alueita, joissa liiketoimintasi voi kaivata parannusta. Tämä voi olla esimerkiksi puutteellinen some-markkinoinnin osaaminen tai hankalat sisäiset prosessit.
- O (Opportunities) – Mahdollisuudet: Mahdollisuudet ovat ulkoisia tekijöitä, joita voit hyödyntää kasvattaaksesi liiketoimaasi. Esimerkiksi, asiakkaiden ostokäyttäytymisen muutokset voivat tarjota uusia mahdollisuuksia.
- T (Threats) – Uhat: Uhat ovat ulkoisia tekijöitä, jotka voivat vaarantaa liiketoimintasi. Nämä voivat olla taloudellisia haasteita, kilpailua tai äkillisiä muutoksia markkinassa.
Perinteisessä SWOT-analyysissä asiat kerätään listoiksi omiin lohkoihin, mutta itse käytän työkalua niin, että samantien etsin myös parannusehdotuksia toimintaani. Näin saan vietyä asiat nopeasti teoiksi ja muutettua tilanteeni etenemään kohti oikeaa suuntaa paikalle jähmettymisen sijaan. Joten aloitetaan muuttamaan sinunkin tilannettasi parempaan seuraavan tehtävän avulla!
SWOT-analyysin käyttötarkoitus ja tavoite on yrittäjän päätettävissä
Ota eteesi tyhjä A4-paperi ja jaa se neljään osaan piirtämällä puoleen väliin paperia ensin pystyviiva ja sitten vaakaviiva. Näin sinulla on paperilla 4 lokeroa, joita lähdetään täyttämään.
Ennen kuin aloitat SWOT-analyysin, sinun on päätettävä, mihin tarkoitukseen aiot käyttää sitä. Haluatko kartoittaa nykytilannettasi ja etsiä parannuskeinoja ajanhallintaan tai kassavirran sujuvoittamiseen? Vai haluatko keskittyä johonkin tiettyyn osa-alueeseen, kuten palveluvalikoiman uudistamiseen tai myynnin lisäämiseen?
Kirjaa tavoite paperin yläreunaan. Tavoite voi olla selkeä heti, mutta yhtälailla se voi selkiytyä vasta nykytilanteen kartoittamisen jälkeen.
1. Vahvuudet (Strengths)
Ensimmäiseen lokeroon merkitse otsikoksi ”Vahvuudet (Strengths)”. Listaa tähän kaikki liiketoimintasi sisäiset vahvuudet, mukaan lukien omat yrittäjätaitosi ja voimavarasi, kuten vahva verkosto tai tehokas työtapa, luovuus tai joustava budjetti. Vahvuuksien tunnistaminen auttaa sinua hyödyntämään niitä tehokkaammin ja tekemään muutoksen helpommaksi. Kun uusi toimintamalli kehitetään vahvuuksien pohjalta, muutos onnistuu helpommin, se on yrittäjälle vaivattomampi toteuttaa.
Esimerkki 1: Tavoitteena on myynnin lisääminen ja vahvuuksiin kuuluu kirjoittaminen. Voit tämän pohjalta lähteä ideoimaan keinoja lisätä myyntiä tekstituotannon avulla (esim. blogitekstit, somepäivitykset, uutiskirjeet)
Esimerkki 2: Tavoitteena on tapahtumalippujen myyminen ja vahvuuksiin kuuluu luonteva esiintyminen videolla. Tämän pohjalta kehitä asiakkaan ostopolun eri vaiheisiin viiden videon sarja, joka tuo tapahtuman houkuttelevasti esille ja ohjaa ostamaan lipun.
2. Heikkoudet (Weaknesses)
Seuraavaan lokeroon merkitse otsikoksi ”Heikkoudet (Weaknesses).” Listaa lohkoon yritystoimintasi sisäiset heikkoudet eli ne asiat, joita sinun kannattaa parantaa tulevaisuudessa toiminnan kehittämiseksi. Muista olla rehellinen ja armollinen itsellesi. Se että jonkin asian listaa nykytilanteessa heikkoudeksi ei tarkoita sitä, että se jäisi ikuisuudeksi siihen lokeroon! Tarkoitus on nimenomaan tehdä haasteita aiheuttavia asioita näkyväksi, jotta pystymme tekemään pieniä parannuksia kerrallaan tilanteen kääntämiseksi.
Yrityksen sisäiset heikkoudet ovat asioita, joita voi parantaa jatkuvasti. Heikkouksia voi tarkastella joko nykyisen liiketoimintamallin näkökulmasta tai yrittäjän omien heikkouksien kautta, mutta kuitenkin rakentavasti. Voit systemaattisesti kehittää toimintaasi ja siten muuttaa heikkoudet vahvuuksiksi, joilla saat myöhemmin kilpailuetua alallasi tai mukavamman arjen yrittäjänä. Pienet teot johdonmukaisesti toteutettuna parantavat tilannetta jatkuvasti.
Seuraavaksi merkitse listatun heikkouden perään myös ehdotuksia siitä, miten voit muuttaa heikkouden vahvuudeksi. Käy lista näin läpi kohta kohdalta.
Esimerkki 1: Yrittäjän markkinointitaidot eivät ole riittävät oman kohderyhmän tehokkaaseen tavoittamiseen asiakkaiden ostokäyttäytymisen muututtua. Tähän voi lähteä hakemaan parannusta esimerkiksi kahdella eri tavalla:
1) Ryhdy kehittämään omia markkinointitaitojasi joustavan verkko-opiskelun avulla, mutta muista kuitenkin lähdekritiikki! Kaikki metodit eivät toimi EU-alueella tai kaikilla toimialoilla tiukemman lainsäädännön takia. Loistavan startin ja jatkuvan kehittymisen mallin saat esimerkiksi pienyrittäjille rakentamastani verkkokoulutuksesta, jossa käydään perusasiat ja kehittyneemmät strategiat selkeiden ohjeiden avulla läpi.
2) Ulkoista osa markkinoinnin suunnittelusta tai toteutuksesta ammattilaiselle, mutta kehitä omia taitojasi siinä rinnalla jatkuvasti. Tämä keino vaatii budjettia, mutta asiantuntijan avustuksella myös tuloksia saadaan nopeammin aikaan. Tärkeää on tiivis yhteistyö, jossa sekä viestinnäntekijä että yrittäjä ovat säännöllisesti keskusteluyhteydessä ja molemmat hyödyntävät omia taitojaan yhdessä asetettujen tavoitteiden edistämiseksi.
Esimerkki 2: Vanha tuotevalikoima ei myy riittävästi, jotta toiminta olisi kannattavaa. Tähän kehityssuuntia ovat esimerkiksi
1) tuotevalikoiman uudistaminen asiakaskyselyn pohjalta tai
2) uusien, maksukykyisten kohderyhmien tavoittelu digimarkkinoinnin keinoin tai
3) oman tekemisen organisoiminen uudelleen: Mikä on mielekästä ja työmäärään nähden tuo riittävästi kassavirtaa? Miten tällaisen palvelun/tuotteen myyntiä pystytään lisäämään seuraavan kuukauden, 3 kk ja 12 kk aikavälillä? Onko tietyt tuotteet kytköksissä yrittäjän omaan arvomaailmaan ja siten myyntityöhön saa lisäpotkua tuomalla merkityksellisyyden tunteen omaan tekemiseen?
3. Mahdollisuudet (Opportunities)
Kolmanteen lokeroon merkitse otsikoksi ”Mahdollisuudet (Opportunities).” Tämä on paikka rohkeille ideoille ja näihin vaikuttaa myös merkittävästi ulkoiset tekijät, esimerkiksi verkostosi apu tai ketteryys muuttuneessa markkinatilanteessa. Listaa paperille kaikki mahdollisuudet, jotka voivat avautua nykytilanteen pohjalta heti ja lähitulevaisuudessa.
Voit harkita esimerkiksi uusia markkinointikeinoja, asiakasryhmiä tai yhteistyökumppanuuksia. Voit myös ottaa käyttöösi uusia strategisen verkostoitumisen työkaluja, kuten LinkedIn (jonka käyttöön löytyy verkkokoulutuksestani ohjeet). LinkedIn on kanavana poikkeuksellinen, koska sen haku-toiminto on erinomainen yhteistyökumppaneiden ja potentiaalisten asiakkaiden löytämiseen.
Esimerkki 1: Olet yksinyrittäjä ja tarvitset tukea ja uusia keinoja muutoksen käynnistämiseen. Voit esimerkiksi ryhtyä rakentamaan ammatillista verkostoa LinkedIn:ssä tai osallistuja yrittäjäryhmissä Facebookin -puolella keskusteluun ja esittää kysymyksiä. Mitä useampi tietää osaamisestasi tai on yhteystyössä kanssasi, sitä enemmän myös myynnin mahdollisuuksia voi ilmaantua. LinkedIn:ssä on myös vahva suosittelun kulttuuri eli kun kasvatat verkostoasi systemaattisesti ja julkaiset säännöllisiä päivityksiä yleisöllesi, osaamisesi ja asiantuntijuutesi pysyy verkostosi tiedossa jatkuvasti.
Esimerkki 2: Haluat tulla oman alasi kirkkaimmaksi asiantuntijaksi, jota haastatellaan ajankohtaisista aiheista eri medioissa. Ryhdy tekemään toimenpiteitä, joilla rakennat henkilökohtaisia suhteita toimittajiin ja ajankohtaisohjelmien tuottajiin samalla, kun julkaiset jatkuvasti ajantasaisia kannanottoja oman asiantuntijuutesi aiheista esim. blogitekstien ja LinkedIn-päivitysten muodossa. Tee myös tiedotteen kaltaisia materiaaleja, joista toimittajat pystyvät nopeasti koostamaan faktat ja mielipiteet juttuihinsa ja nimenomaan kokonaistilanteen näkökulmasta tietyn aihepiirin tiimoilta (ei yrityksesi kaupallisesta agendasta käsin).
4. Uhat (Threats)
Neljänteen lokeroon merkitse otsikoksi ”Uhat (Threats).” Listaa kaikki ulkopuoliset tekijät, jotka voivat vaarantaa liiketoimintasi. Tähän voivat kuulua nousevat kustannukset, kilpailun kiristyminen, kansainväliset epidemiat, yrittäjän sairastuminen tai muuttunut asiakkaiden ostokäyttäytyminen. Nämä ovat asioita, joihin itse et pysty vaikuttamaan eli ulkoisia tekijöitä, jotka vaarantavat liiketoimintaasi.
Uhkien listaaminen auttaa varautumaan paremmin tulevaan, mutta tärkeä on myös säilyttää neutraalius niitä kohtaan. Otetaan asiat asioina sitten, jos ne osuvat kohdalle, eikä murehdita niitä liikaa etukäteen.
Listaaminen auttaa sinua miettimään, miten voit varautua näihin uhkiin etukäteen toimenpiteitä tekemällä.
Esimerkki 1: Uhkia pohdittaessa päädyt riskianalyysissä siihen, että oman sairastumisen varalta kannattaa tehdä jo etukäteistoimintoja. Näitä voivat olla esimerkiksi vakuutukset, jotka turvaavat nopean hoitoon pääsyn yksityisessä sairaanhoidossa tai terveellisten elämäntapojen noudattaminen ennaltaehkäisevänä toimintana ja oman hyvinvoinnin lisääminen arjessa. Yksi keino turvata kassavirta myös sairastuessa on kehittää osaamisestasi jo etukäteen digitaalisia tuotteita, kuten verkkokursseja, ja rakentaa niille myyntiputkia muun yrittäjyyden rinnalla (samalla saat loistavaa tietotaitoa perusviestinnän automatisointiin ja tehostamiseen). Jos kaipaat apua, verkkokoulutuksestani löytyy paljon vinkkejä digityökaluista ja myyntiä lisäävien toimenpiteiden tekemisestä.
Myös yhteistyökumppaniverkosto muista yrittäjistä voi olla merkittävä apu, jolloin pystyt osan töistä delegoimaan ulos, mutta kuitenkin pitämään asiakaslupauksesi ja laskuttamaan toteutuneista projekteista. Aina yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse! Esimerkiksi omat projektitarjoukset hinnoittelen niin, että paketti sisältää tietyn määrän tekstejä ja kuvia someen, mutta tekijää ei ole määritelty. Näin voin tarvittaessa ulkoistaa jonkin osan luotettavalle yrittäjäverkostolleni ja asiakas saa tilaamansa palvelun, vaikken olisi itse paikan päällä toteuttamassa esim. valokuvauksia. Toki laskuttaja kantaa vastuun ja pitää ohjat käsissään projektin ajan, mutta luotettavien tekijöiden kanssa toteutetut projektit etenevät myös aikataulussa ja omalla painollaan, kun yhteistyökumppani on sopiva.
Esimerkki 2: Kehitä toimintamalli, joka ei ole aikaan eikä paikkaan sidottu. Näin rajoitukset liikkumisessa tai viivästymiset liikenteessä eivät hidasta tekemistäsi ja sinulle jää enemmän aikaa tärkeiden asioiden tekemiseen. Jos asiakkaiden ostokäyttäytyminen muuttuu, mieti voiko toimintaasi skaalata digityökaluilla, jotta voit tehokkaammin myydä osaamistasi usealle eri taholle. Pienistä puroista syntyy vahva kassavirta, kunhan tehdään oikeita muutoksia tarvittaessa, eikä lamaannuta haasteiden edessä.
Toimintasuunnitelma analyysin pohjalta auttaa etenemään
Kun olet luonut SWOT-analyysin, sinulla on selkeä kuva nykytilanteestasi ja kehittämistarpeista. Voi olla, että listauksen yhteydessä olet jo kirjannut joitain parannusehdotuksia, joita pääset toteuttamaan heti! Palaa analyysiin kuitenkin muutaman päivän kuluttua uudelleen, sillä alitajuntasi työskentelee väliajalla tuoden lisää ideoita käyttöösi.
Tämän jälkeen laadi toimintasuunnitelma, joka sisältää konkreettisia askelia ja aikataulut niiden toteuttamiseen. Muista, että voit muuttaa tilannetta parempaan yksi pieni askel kerrallaan. Kun johdonmukaisesti teet pieniä parannuksia, uusi suunta lähtee pikkuhiljaa hahmottumaan ja vahvistumaan ajan kuluessa. Lisäksi tekemällä ja rohkeasti kokeilemalla opit jatkuvasti lisää eli omat taitosi karttuvat joka tapauksessa.
Yhteenveto
SWOT-analyysi on nopea, helppo ja tehokas työkalu pienyrittäjille aina silloin, kuin liiketoiminta kaipaa kehittämistä tai uusia toimintamalleja. Se auttaa yrittäjää tunnistamaan vahvuudet, kehittämään heikkouksia ja hyödyntämään mahdollisuuksia uudella tavalla! Samalla saat tehtyä nopean riskianalyysin ja pystyt varautumaan paremmin myös liiketoimintaasi uhkaaviin ulkoisiin tekijöihin.
Muista, että epävarmuus ja vaikeudet kuuluvat yrittäjyyteen, mutta oikeanlaisilla työkaluilla ja yrittäjien välisellä yhteistyöllä voit voittaa ne. Hyödynnä SWOT-analyysiä saadaksesi selkeän suunnan liiketoimintasi kehittämiseen ja ota rohkeasti askeleita kohti menestystä!
Yrittäjälle hyödyllisiä digitaitoja pääset oppimaan joustavasti verkossa, joten kaikki kehitys alkaa omista päätöksistäsi!
