Digityökalut yrittäjän apuna – Automaatiot säästävät aikaa
Lomakausi on päällä useamman kerran vuodessa. Yksinyrittäjä tai pienellä tiimillä toimiva asiakaspalvelu hyötyy merkittävästi, kun osa toimminnoista automatisoidaan ja digityökaluilla ohjaillaan yleisöä ostopoluilla eteenpäin. Poimi artikkelista 5 vinkkiä automatisointiin ja laita opit käyttöön jo tänään!
Myyntiä yrittäjän lomaillessa
Itse aion olla kesälomalla koko heinäkuun. Tämä on minulle ollut jo pitkään periaatepäätös ja yksi työhyvinvoinnin tärkeä elementti. Olen noudattanut perinnettä joka vuodesta 2014 alkaen eli Someleonttina olemisen aikana.
Ekana vuonna mokasin. Olin aikatauluttanut ja tehnyt kaikki projektisopimukset niin, että ne päättyivät kesäkuun loppuun. Lähdin innoissani lomalle, mutten ollut tullut ajatelleeksi kahta tärkeää asiaa:
- Koko liiketoimintani oli omien tuntieni myymistä. Näin ollen kun lomailin, ei ollut tulojakaan
- Palasin elokuussa töihin intoa puhkuen vain tajutakseni, ettei minulla ollut yhtään asiakasta syksylle
Sanomattakin on selvää, että tuli kiire ja hetkellinen paniikki. Hengittelin syvään ja lähdin suunnittelemaan koko toimintaa eri lähtökohdasta.
- Miten lomailen ensi vuonna ja samaan aikaan saan tuloja?
- Miten varmistan tulovirran jatkumisen tasaisesti koko vuoden?
- Miten saan myyntiä tai tuloja, vaikka itse en ole töissä?
Näiden kysymysten avulla järkeilin koko liiketoiminnan uudelleen seuraavasti:
- Lähdin heti hankkimaan lisää kuukausiasiakkaita (jatkuva tulomalli ja paremmat tulokset asiakkaalle yhteisen pitkäjänteisen tekemisen kautta)
- Lähdin rakentamaan suhteita oppilaitoksiin (satunnaisten koulutuspäivien sijaan jatkuvaa tuloa vuositasolla)
- Laskin, paljonko kuukausitasolla pitää tienata, jotta rahat kattavat myös 2kk vapaata (kesäloma+joululoma+muut lomat pitkin vuotta)
- Miten ”kloonaan” itseni tekemään myyntiä 24/7
Näin ollen oli aika miettiä, miten automaatio palvelisi omia myyntiprosessejani ja ennen kaikkea asiakkaan ostoprosessia sillä aikaa, kun en itse ole vastailemassa viesteihin.
Prosessien ja automatisointi ja sen merkitys myynnissä
Luo tehokkaita prosesseja ja pysähdy suunnittelemaan suurempaa kokonaisuutta. Ota siis aikaa ja mieti, miten voit vähentää itse tekemäsi manuaalisen työn määrää ja miten rakennat yritystoimintaan uusia tulovirtoja, jotka eivät ole riippuvaisia omasta ajastasi.
Käytännön tasolla tämä hahmottuu hyvin, kun lähtee pohtimaan omaa tekemistä ja siellä olevia pullonkauloja. Ohessa vinkkejä, joilla pääset alkuun automatisoinnissa ja tehokkaammissa prosesseissa. Kaikki hahmottuneet minulle oman tekemisen (ja mokaamisen) kautta:
1. Sähköinen ajanvarauskalenteri ja siihen ohjaaminen säännöllisesti
Luo automaatio ajanvaraukseen ja säästät sekä omaa että asiakkaan aikaa!
Asiakkaalla voi olla tarve varata aika sinulle työaikojesi ulkopuolella. Itse olen juuri niitä asiakkaita, että toimistoaikaan en pysty olemaan puhelimessa varaamassa aikoja esim. kampaajalle ja muistan asian vasta myöhään illalla, jolloin se olisi näppärä hoitaa heti pois alta. Harmiksi vain harvalta yritykseltä löytyy sähköinen ajanvaraus.
Verkkoajanvaraus vapauttaa yrittäjän aikaa. Laskepa huvikseen, kauanko sinulle menee tapaamisten sopimiseen sähköpostitse, somen yksityisviesteillä ja puhelimitse viikkotasolla? Entäpä ne ajankohdat, kun myyntiä menee ohi, jos et itse ole vastaamassa puhelimeen tai linja on varattu?
Itselläni vapautui todella paljon aikaa, kun otin käyttöön kotimaisen Vello.fi -ajanvarauskalenterin. Palvelu on tiettyyn pisteeseen asti maksuton ja varausjärjestelmä on sekä asiakkaalle että ylläpitäjälle helppo. Kun asetukset on kunnossa, varauksia voi ottaa heti vastaan. Ajanvarauskalenterista asiakas saa selkeästi tietää myös hinnat, joten niistäkään ei tarvitse eriksen neuvotella (=säästää aikaa).
Muutama huomio:
Kalenteri ei välttämättä synkronoi tietoja automaattisesti käyttämääsi kalenteriin. Itse käytän kalenteria niin, että varaan viikoittain kalenterista ajat, jotka laitan sitten vastaavasti varattaviin Velloon. Näin ei tule tuplabuukkauksia, kun en sovi muuta näihin ajankohtiin ja jos jokin aika jää käyttämättä, teen sillä aikaa omaa markkinointia.
Muista avata aikoja varattavaksi riittävän pitkälle tulevaisuuteen ja hieman eri ajankohtina.
2. Valmiit sähköpostipohjat ja allekirjoitukset
Automaatiota voi hyödyntää sähköpostin viestipohjissa sekä allekirjoituksissa. Kun varaus saapuu sähköpostiini, teen sille oman kalenterimerkinnän etäneuvottelulinkillä ja lähetän vahvistusviestin ja ohjeet asiakkaalle. Tähän minulla on suoraan valmis viestipohja sähköpostiohjelmassani ja vaihdan vain ajankohdan ja linkin. Tämä säästää myös vuositasolla aikaa, kun samaa asiaa ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.
Muita valmiita viestipohjia, mitä käytän jatkuvasti:
- Sähköisen laskutuksen ohjeet yhteistyökumppaneille
- Ohjeet videopuheluun liittymiseksi
- Hinnasto henkilökohtaiseen ohjaukseen + linkki ajanvarauskalenteriin (lähetän tämän, jos joku emaililla kysyy hintoja/aikoja)
- Somekoulutusten hinnasto + info
Eli jos vastaat samaan asiaan toistuvasti, tee vastauksesta viestipohja, jota voit hyödyntää uudelleen ja uudelleen!
Tämän lisäksi lisää linkki ja kehoitus varata aika sähköpostin allekirjoitukseen, jotta se tulee joka ikiseen lähettämääsi viestiin!
3. Uutiskirjeet ajastettuna – Automaatio viestii puolestasi!
Ota käyttöön uutiskirjetyökalu ja määrittele etukäteen viestit, jotka lähtevät lomasi aikana ja ohjaavat kohti ostoa. Näin viestit menevät ajastetusti perille ja voit vapasti linkittää eri myyntipaikkoihin kirjeestä.
Voit myös päättää, että lomasi aikana uutiskirjeillä rakennat entistä syvempää luottamussuhdetta asiakkaisiin, joka taas pohjustaa tulevaisuuden myyntiä.
Toteutukseen tarvitset:
1) Uutiskirjetyökalun
2) Tavan kerätä emailosoitteita (uutiskirjetyökalun lomake)
3) Hyvän syyn potentiaalisille asiakkaille tilata uutiskirje (esim. hyödyllinen pdf-tiedosto)
4) Automaattiviestien asettamisen uutiskirjetyökalussa (esim. 3 viestin sarja)
5) Tehokkaat ja toistuvat ohjaukset somesta tilaamaan uutiskirje
Oma suosikkini uutiskirjetyökalusta on kotimainen Creamailer.
4. Lomavastaajat (email ja some)
Lomavastaajan ei tarvitse olla vain ilmoitus, että olet lomalla.
Se voi olla hauska ja innostava viesti, jossa kerrotaan paluupäiväsi ja se, että sinulle voi varata ajan saman tien ajanvarauskalenterista.
Jos olet tehnyt verkkokursseja, ohjaa myynti niihin koko lomasi ajan automaation avulla! Tarkista kaikkien linkkien toimivuus etukäteen, koska siitä on kiinni koko myynnin tai ajanvarauksen onnistuminen. Ajanvarauskin on myyntiä, vaikka maksu tapahtuisikin myöhemmin. Tällöin vain myynti tulee viivellä varaukseen nähden, mutta kalenterisi täyttyy lomaillessa, kunhan ohjaat varaukset sinne systemaattisesti!
Vaikka automatisoit viestejä, tee niistä persoonallisia ja sinun näköisiä. Mieti, minkä tunteen haluat asiakkaalle viestilläsi jättää. Älä kerro kuitenkaan lomaviestissä liikaa, ulkopuolisten ei tarvitse tietää missä olet ja milloin liikut minnekin.
Facebookiin ja Instagramiin pystyt määrittelemään ja muokkaamaan automaattiset viestit Facebookin puolelta seuraavasti:
1) Yhdistä Instagram-tili Facebook-sivuun tietokoneella Facebook-sivun asetuksista
Asetukset > Instagram > Yhdistä tili
2) Määritä automaattiviestit
Asetukset > Viestit > Määritä automaattiset vastaukset
Luo sitten haluamasi viesti ja valitse se lähetettäväksi Messengerissa (Facebook-yksityisviestit) ja Instagramissa.
5. Somemainokset ja ajastetut postaukset
Muista ajastaa myös someen linkit verkkokauppaan, verkkokursseihin tai ajanvarauskalenteriin.
Ajastuksiin voit käyttää seuraavia ilmaisia työkaluja:
Facebook ja Instagramin ajastaminen: Facebook Creator Studio
Käytä ensisijaisesti tätä, FB saattaa laskea näkyvyyttä ulkopuolisten työkalujen käytöstä. Automaatioita ja ohjauksia on helppo tehdä Creator Studiolla, kun harjoittelee työkalun käyttöä.
LinkedIn ja Twitter: Buffer.com tai Twitterin oma ajastus. Huom! Ilmaisversioissa on rajattu somekanavien ja ajastettujen postausten määrä. Jos otat käyttöön maksullisen työkalun jatkuvaan somehallintaan ja ajastukseen, ota mielummin maksullinen Hootsuite.com, jossa voi hallita keskitetysti kaikkea ja myös kommentoida. Hootsuitessa ilmainen 30 päivän testiaika, jonka voit hyödyntää. Jos hyödynnät tämän, aseta kalenteriin muistutus 28 päivän kohdalle joko perua tai tilata maksullinen palvelu!
YouTube: Oma ajastustoiminto YouTubessa
Maksullinen mainonta: Kampanjanhallinnasta eri ajankohtien määrittely ja linkitys myyntipaikkaan.
Mitä keinoja sinä käytät eri prosessien automatisointiin?
Katso myös lisää keinoja automatisoida sähköpostimarkkinointia ja myydä uutiskirjeillä!
Iloisin terveisin,
Sanya
#Someleontti
PS. Testaa omia automaatioitani liittymällä Someleontin Sisäpiiriin! Samalla saat maksutta hyödyllisiä vinkkejä sekä pääsyn Yrityksen somestartti-verkkokurssilleni!
